Ramai dari kita yang bekerja di pejabat biasa menggunakan printer atau pencetak. Pencetak pejabat banyak disalahgunakan dan pembaziran kertas yang melampau.
Mungkin ada di antara mempunyai pengalaman di mana kertas yang dicetak tidak diambil atau dicetak dan terus dibuang disebabkan salah cetak.
Maka, beberapa teknologi telah diperkenalkan oleh pembangun pencetak terkemuka untuk menangani masalah ini. Teknologi ini dapat mengurangkan kesilapan mencetak, mengurangkan penggunaan kertas dengan lebih efision dan yang paling penting dapat mengawasi aktiviti pencetakkan oleh pengguna.
Teknologi mengawasi penggunaan pencetak bukan sahaja berapa banyak cetakkan sudah dibuat, siapa yang mencetak termasuklah apakah cetakkan yang dibuat.
Tetapi disebabkan keselamatan dokumen penting, maka kandungan cetakkan tidak disimpan untuk pengawasan. Hanya beberapa maklumat sahaja direkodkan seperti nama fail, sumber cetakkan (seperti URL dan path) dan jenis dokumen sahaja (*.doc, *xls, *.pdf).
Walaupun 3 maklumat di atas sudah cukup untuk pengawas sistem tahu pencetak sudah disalahguna tetapi ada 1 situasi sahaja mereka tidak mengetahui aktiviti ini dilakukan.
Contoh sekiranya, kerani wanita ingin mencari resepi masakan di internet dan perlu mencetakkanya, sudah pasti maklumat URL akan direkod. Bagi mengelakkan cetakkan dikesan, cetak kandungan internet ke format PDF. Simpan fail ini dalam komputer.
Selepas itu, ubah nama fail PDF itu kepada nama yang sukar difahami. Contoh, 9812347482.pdf. Buka fail ini menggunakan aplikasinya, seperti Adobe Acrobat Reader dan cetak fail ini dari aplikasi tersebut.
Apa yang direkod oleh pengawas sistem adalah nama fail, 9812347482.pdf dan path fail di komputer (mungkin C:\users\My Documents\) dan jenis fail *.pdf. Admin tak tau ape pun kerani ni print.
Jika kerani tersebut tidak mengubah kandungan internet ke PDF dan dicetak, maklumat yang akan direkod adalah nama fail, contohnya, masakan_nasi_arab.html, URL: http://resepimasakan.blogspot.com dan jenis fail: HTML. Maka, kantoi la.